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Allgemeine Einstellungen
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Hier nimmt man alle allgemeinen Einstellungen die zu einem Geschäft gehören vor. Diese Einstellungen lassen sich sowohl von CAO Faktura (Menü Datei->allgemeine Einstellungen) als auch vom CAO-Admin bearbeiten.
Es wird empfohlen sich hierfür genung Zeit zu nehmen, da diese allgemeinen Einstellungen in den verschiedensten Anwendungen in CAO immer wieder auftauchen. Oft sind vermeintliche "Fehler" die auftauchen hier zu suchen , weil die Einstellungen fehlerhaft oder ungenügend vorgenommen wurden. Im nachfolgenden wird jeder Punkt und deren Auswirkungen genau erklärt . Bitte beachten, das Änderungen stets gespeichert werden müssen , und zwar in jedem Modul, meist mit dem Disketten Icon. !
Allgemein
Bei allen Änderungen die hier gemacht werden muss am Ende vorm wechseln in ein anderes Modul das Disketten Icon für Speichern betätigt werden !!!
- Währung
Ist in den meisten Fälllen sicherlich das € Zeichen.
- KFZ Verwaltung
Hat man mit KFZ Verwaltung zu tun , setzt man hier den Haken. Setzt man diesen hier nicht , taucht bei den Modulen auch das KFZ Modul nicht auf .
- Browser
Wenn man hier den Haken setzt , kann man den in CAO implementierten WEB Browser nutzen. ansonsten wird dieser ebenfalls ausgeblendet.
- Land
Hier nimmt man die Ländereinstellung seines Geschäfts vor.
- Auf online Update prüfen
Ist hier der Haken gesetzt, prüft CAO ( nur in der K version ) alle 3 Tage , ob ein neues Update verfügbar ist .
- Text für "Zahlbar sofort"
Was man hier eingibt, wird ein den Formularen bei der Zahlart SOFORT als Text abgebildet.
- Textmaske für "Netto"
Was man hier eingibt, wird ein den Formularen bei der Zahlart Netto als Text abgebildet. Der Standard Wert ist hier : %d Tage ohne Abzug, was eine Variable darstellt. Soll der Kunde 30 Tage netto zahlen, steht in diesem Falle :
30 Tage ohne Abzug !
- Textmaske für "mit Skonto"
Was man hier eingibt, wird ein den Formularen bei der Zahlart mit Skonto als Text abgebildet. Der Standard Wert ist hier : %0:d Tage %1:1.1f%% Skonto, %2:d Tage ohne Abzug, was eine variable darstellt. Soll der Kunde z.b. ( sofern es in der Rechnungsmaske so eingegeben wurde ) 7 Tage mit 2 % Skonto und 30 Tage netto Zahlen, würde dort stehen :
7 Tage mit 2 % Skonto, 30 Tage ohne Abzug.
Platzhalter für Textmasken
Es können in diesen Feldern folgende Platzhalter verwendet werden:
%SKONTO% %SKONTO_BETRAG% %SKONTO_DIF% %SKONTO_DATE% %SKONTO_DATUM% %SKONTO_TAGE% %NETTO_BETRAG% %NETTO_TAGE% %NETTO_DATE% %NETTO_DATUM%
Die Platzhalter sollten selbsterklärend sein.
Im Reportgenerator dann das Feld "Zahlungsziel2 (Rechnungen) ausführlich" verwenden.
- Kalkulation / Multiplikator ( VK1-VK5/SHOP)
- Mwst (in %)
Hier gibt man bis zu 3 verschieden Mwst Sätze ein. Für Deutschland beipielsweise :
- 19 % für "normale Warenlieferungen und Dienstleistungen" die diesem Mwst Satz unterliegen.
- 7 % für z.B. Lebensmittel und Bücher und sonstige die diesem Mwst Satz unterliegen.
- 0 % wenn keine Mwst Berechnet wird.
Der Wert "default" den man hier einstellen kann wird nun stets für neue Artikel standardmässig verwendet. Sollte man also mit "normale Waren" handeln, bietet es sich an, hier 19 % als Standard einzustellen. Beim Artikel anlegen kann man dann immer wieder den Mwst Satz wechseln.
Nähere Informationen zur Besteuerung von den anzulegenden Artikeln erhält man bein seinem Steuerberater oder im Internet.
Firmendaten
Hier gibt man alle Firmendaten ein , damit in den Formularen aus der Datenbank auf diese Werte zugegriffen werden. Da diese Felder selbsterklärend sein dürften, wird hier nicht näher darauf eingegangen.
Das Feld "Absender" eignet sich hervorragend um es z.B in Formularen über dem Adressaten einzubauen. Nämlich dann, wenn man Fensterkopf Briefumschläge verwendet. Dies sollte bekannt sein, wenn man sich mal einige Rechnungen seiner Lieferanten ansieht.
Kopf und Fußtext
Hier kann man Standardtexte einpflegen, die dann im Formular mit ausgegeben werden können. Der Klassiker für den Fusstext : "Wir bedanken uns für Ihren Auftrag" !
Nummernkreise
Hier werden die Nummernkreise für gewisse Vorgänge festgelegt ( Es sei denn man verwendet die Standardeinstellungen ). Man konfiguriert hier die maximale Länge der Nummer, das Anzeigeformat und die nächste zu vergebene Nummer. Stellt mann zum beispiel bei VK-RE statt 240000 die Nummern auf 25000, so heisst die nächste Rechnung die Erstellt wird 250000 danach kommt dann 250001 und so weiter. Dies kann sehr hilfreich sein , wenn man vorher ein anderes System benutzt hat und nun Umsteigen möchte, aber seinen nachvollziehbaren alten Nummernkreis nicht abgeben möchte !
Zahlungsarten
Standardmäßig sind in CAO 10 Zahlungsarten vorgegeben. Zusätzlich ebenso der zugehörige Kurztext/Langtext/FIBU Konto. Der Kurztext/Langtext kann als Zahlart ( kurz sowie ausführlich) in den Formularen abgebildet werden, damit klar ist wie z.B diese Rechnung bezahlt wird. Mann kann auch diese Zahlarten generell abändern. Weil ja jeder seine eigenen Zahlarten benutzen möchte, die er gewöhnlicherweise anbietet bzw. benutzt. Allerdings ist hier Vorsicht geboten: Gewisse eingerichtete Zahlarten haben auch gewisse Buchungstechnische Vorgänge die ein erstellen dieser Rechnung mit sich zieht. Ändert man Beipielsweise die Zahlart "BAR" in "Überweisung Bank" vom Text her einfach um , muss man sich nicht wundern , das spätere Rechnungen mit dieser Zahlart ständig sofort als bezahlt gebucht werden.
Der generelle Sinn sollte also nicht verändert werden !
Die meisten Informationen hierzu findet man im CAO Forum [1].
Lieferarten
Hier findet man die gängigsten Lieferarten vor. Es sind 7 Lieferarten voregegeben. Bestehend aus einer ID, Kurztext und Langtext. Sollte eine Lieferart nicht passend sein , kann ich diese hier ändern , indem ich in das Feld Kurztext klicke. Ebenso kann ich unten auf den Langtext dementsprechend zugreifen um ggf. in späteren Formularen etc. darauf zuzugreifen. Zusätzlich ( sehr wichtig !) gibt es die Export einstellungen, die oft vernachlässigt werden. Hier kann man für diese Lieferart .csv Exportdateien generieren, die man für diverse externe Lieferanten Programme benutzen kann um deren Schnittstellen damit korrekt zu bedienen.
- UPS
- DHL (Easylog oder Intraship)
- DPD (DELISPRINT)
usw.
Adressgruppen
Hier legt man seine Adressgruppen fest. Vielleicht habe ich Stammkunden, Privatkunden, Ebaykunden, Lieferanten, Firmen, usw. Hier kann man alle so anlegen, damit man sich später gut zuerecht findet.
Adressen
Hier sind folgende Einstellungen möglich:
- Benutzerfelder - hier kann man bis zu 10 zusätzlichen Felder anhakeln, die danach in der Kundenmaske verfügbar sind. Auch die Beschreibung dieses Feldes lässt sich ändern indem man dort wo Feld 01 steht etwas anderes reinschreibt. Diese Benutzerfelder kann man später auch in Formularen verwenden.
- Mit dem Haken Kundennummer editierbar ist es möglich auch bereits vergebene Kundennummern frei zu ändern.
- Merkmale : Hier lassen sich gewisse Merkmale anlegen. Beispiel : Top Kunde, Kunde zahlt schlecht, Katalog 2007 erhalten, usw. Hakelt man nun bei der Stammdatenkundenbearbeitung dieses Merkmal an , wird der Kunde parallel in diese Merkmalgruppe quasi "kopiert" so hat man noch mehr Möglichekiten der Selektion und Übersicht.
Nach den ganzen getätigten Änderungen wie immer : Speichern nicht vergessen!!!
Warengr./Kalkulation
Hier legt man seine Warengruppen fest ( Hauptwarengruppen und Untergruppen sind möglich ). Ferner kann man einzelne Kalkulationsfaktoren zu den einzelnen Warengruppen angeben. Diese können einem sehr viel Arbeit abnehmen. Dies dürfte interessant sein, wenn man mit ständig wechselnden EK´s zu tun hat. Zu einem späteren Zeitpunkt wird hier noch das gesamte Vorgehen für diesen Bereich geschildert.
Artikel
Hier sind folgende Einstellungen möglich:
- Benutzerfelder - hier kann man bis zu 10 zusätzlichen Felder anhakeln, die danach in der Artikelmaske verfügbar sind. Auch die Beschreibung dieses Feldes lässt sich ändern indem man dort wo Feld 01 steht etwas anderes reinschreibt. Diese Benutzerfelder kann man später auch in Formularen verwenden.
- Mit dem Haken Artikelnummer Automatisch vergeben ist es möglich, das CAO nach entsprechendem Befehl alle fehlenden Kundennummern automatisch vergibt.
- Merkmale : Hier lassen sich gewisse Merkmale anlegen. Beispiel : Auslaufartikel, Hotseller, usw. Hakelt man nun bei der Stammdaten Artikelbearbeitung dieses Merkmal an , wird der Artikel parallel in diese Merkmalgruppe quasi "kopiert" so hat man noch mehr Möglichkeiten der Selektion und Übersicht. Neue Merkmale legt man mit dem + an. Welche man nicht mehr braucht löscht man mit dem minus.
- Anzahl VK Preise
Eine sehr wichtige Funtion. Hier legt man fest, mit wieviel VK Gruppen man in CAO generell arbeiten will. Hat man hier z.B.ANZAHL VK Preise : "5" eingestellt , wird der VK 5 in der Artikelmaske>Allgemein als Listenpreis mit der entsprechenden Nummer angezeigt. Ändert man dies nun auf nachträglich ANZAHL VK: "4" , könnte man denken der VK 5 Preis ist weg. Dem ist aber nicht so , es wird lediglich ab jetzt immer der VK 4 in der Artikelmaske>Allgemein als Listenpreis mit der entsprechenden Nummer angezeigt. Man sollte sich daher gerne vorher Gedanken machen, wie man dieses handeln will um Verwirrungen zu vermeiden .
- Bruttopreis Rundungswert
- max. Brutto-Netto-Differenz
Nach den ganzen getätigten Änderungen wie immer : Speichern nicht vergessen!!!
Mengeneinheiten
Hier sind in der Erstinstallation von CAO schon jede sehr viele Mengeneinheiten vergeben/vorgegeben. Es steht einem jederzeit frei neue zu kreieren. Der eine Kunde benötigt z.B. die Mengeneinheit "Gebinde", der andere vielleicht " Klotz" oder ähnliches.........Diese vorhanden Mengeneinheiten sind dann später beim Artikel anlegen unter Mengeneinheiten verfügbar .
KFZ
Fibu
Firmenkonten
Email Einstellungen
Email / Texte
Hier kann man Standardtexte einpflegen, die dann automatisch in der passende Email generiert werden.Man kann für jeden Vorgang in CAO einen anderen Text verfassen. Dies trifft also für folgende Vorgänge zu :
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Rechnung
- Gutschrift
- Lieferschein(dieser wird wahrscheinlich selten per mail versendet, weil der ja meist der Ware beiliegt)
- EK Bestellung
- Mahnung
- Textverarbeitung
Man gibt also jeweils einen Text ein für die später zu verwendene entsprechende Betreffzeile der email und den entsprechenden Email-Text.
Hierzu gibt es dann noch diverse Variablen, die ihre Informationen aus der Datenbank beziehen. Ob man diese Kürzel in der Betreffzeile oder in dem Textfeld der zu generierenden email einbindet ist egal.
Hier einige Beispiele:
- %VRENUM% = die aktuelle Belegnummer
- %PROJEKT% = der Projektname wird eingebunden
- %RDATUM% = Rechnungsdatum wird eingebunden
- Weitere Variablen
Das Ganze ist sehr nützlich, wenn man viele Email versendet. Sieht oberprofessionell aus , und spart wiedermal ne Menge Zeit. Wichtig ist natürlich nur, das man weiss, was man abbilden will, und das man den Namen der Datenbankfelder kennt. Dies sind nur einige Beispiele, die absolut hilfreich sind und funktionieren.
Verzeichnisse
Hier findet man die Verezichnisspfade, wo die jeweiligen Dateien auf ihrem Comupter hingespeichert werden bzw. hingespeichert werden sollen . Diese kann man natürlich jederzeit auf seine eigenen Bedürfnisse ändern. Nachdem speichern wird der neue Speicherort verwendet.
Autom.Wiedervorlage
Hier kann eingestellt werden welche Vorgänge bzw. Belege wieder vorgelegt werden sollen. Die Wiedervorlage wird in den PIM automatisch in den PIM geschrieben
Rechnungskommentare
Hier ist es möglich fertige Texte für Rechnungskommentare zu verfassen. Gedacht ist dies für Lieferungen die Umsatzsteuerfrei sind / sein sollen. Nachdem diese Texte erstellt wurden ( oder die vorgegebenen Texte für einwandfrei befunden wurden ) können diese nun in den Formularen abgebildet werden, und zwar exakt dann, wenn wir einen ausländischen Kunden beliefern oder Dienstleistungen für diesen erbringen.
Rechnungskommentare ins Formular einpflegen
Zur Aufnahme dieser Kommentare in ein Formular wird im Rechnungslayout (ReportBuilder, Aufruf über den Druck-Dialog > Formular: ... "Bearbeiten") ein neues DBText-Feld an der gewünschten Stelle eingefügt. Feldinhalt (oben links): "KopfDaten" - "Rechnungskommentar (Ausland)".
Dieses Feld ist automatisch nur bei Auslandsbelegen gefüllt (also auch ohne Skripte bzw. in der freien CAO-Version dynamisch verfügbar).
