Email-Einstellungen

  • Konto
    Hier sind die angelegten Konten auswählbar, die über den Schalter Zufügen angelegt wurden.
    Das Konto -- Standard -- ist immer vorhanden und kann auch nicht gelöscht werden. 
  • Allgemein
    • CC
      Hier können Sie eine Email-Adresse angeben, an die die Email als Kopie gesendet wird.
    • BCC
      Hier können Sie eine Email-Adresse angeben, an die die Email als Blindkopie gesendet wird.
    • Antwortadresse
      Hier können Sie eine Email-Adresse angeben, an die die Antwort-Email gesendet wird.
    • Signatur
      Hier können Sie Ihre Email-Signatur angeben.


Emails können wie folgt versendet werden:

  • MAPI
    Die erstellte Email wird an den Email-Client gesendet. Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.
    Zu beachten ist, dass der Email-Client die Mapi.dll in 32bit unterstützen muss. 64bit Email-Clients unterstützen in der Regel kein Mapi für 32bit.
  • SMTP
    Die erstellte Email wird über einen Email-Server versendet. Dazu sind weitere Einstellungen nötig.
    • Authentifizierung
      Hierüber wird eingestellt, wie sich am Email-Server angemeldet werden muss.
      Zur Auswahl stehen:
      • NO AUTH
        Es ist keine Authentifizierung nötig.
      • SMTP-AUTH
        Es ist eine Authentifizierung mit Benutzername und Kennwort nötig.
      • POP before SMTP
        Es ist erst eine Authentifizierung am POP-Server (Posteingang) nötig.
      • POP before SMTP + SMTP-AUTH
        Eine Authentifizierung ist erst am POP-Server (Posteingang) und danach am SMTP-Server (Postausgang) nötig.
      • Office 365
        Es ist eine Authentifizierung bei Microsoft Email Office 365 nötig. Hierbei werden bestimmte Felder vorbelegt.
    • SSL / TLS
      Es wird eine Verbindung über SSL mit dem Email-Server aufgebaut.
    • SMTP-Server
      Die Adresse des Email-Servers, z.B. smtpmail.t-online.de.
    • Port
      Die Angabe des Ports auf dem SMTP-Server. Dabei ist zu beachten, dass bei SSL andere Ports genutzt werden als bei Email-Versand ohne SSL.
    • Benutzername / Passwort
      Angabe von Benutzername und Passwort, welche für die Authentifizierung nötig sind.
    • Absendername
      Hier geben Sie den Absender an, z.B. Berta Beispielfrau.
    • Email-Absender
      Hier wird die Email-Adresse des Absenders angegeben, im Normalfall Ihre Email-Adresse.
    • Email-Kodierung Base64
      Hier geben Sie an, ob der Email-Text mit Base64 verschlüsselt wird.
    • Message-Id generieren
      Geben Sie hier an, ob CAO-Faktura eine eigene Email-Id erstellen soll.
  • POP3-Server
    Die Felder im Bereich POP3-Server sind anzugeben, wenn als Authentifizierung POP before SMTP oder POP before SMTP + SMTP-AUTH angegeben wurde.
    Die am häufigsten genutzte Authentifizierungmethode ist SMTP-AUTH, so dass die Angaben im Bereich POP3-Server so gut wie nicht mehr nötig sind.
  • MS365
    Die erstellte Email wird über Microsoft 365 versendet. Dazu sind weitere Einstellung nötig.
    • Anwendungs-ID
      Anwendungs-ID (Client) aus Microsoft Azure
    • Verzeichnis-ID
      Verzeichnis-ID (Mandant) aus Microsoft Azure
    • Clientschlüssel
      Clientschlüssel aus Microsoft Azure
    • Absender E-Mail
      Die Emailadresse Ihres MS365-Kontos


Das Anlegen der nötigen Einstellungen für Ihr Microsoft 365 Konto wird unter Microsoft 365 beschrieben.


Anlegen neuer Konten

Es können verschiedene Emailkonten angelegt werden, die sich in Email / Texte einzelnen Vorgängen zuweisen lassen. Dadurch ist es möglich, dass z.B. Rechnungen über eine andere Email versendet wird als Lieferscheine.

Das Konto -- Standard -- ist immer vorhanden. Hier werden die Emaileinstellungen vorgenommen, die immer genutzt werden, wenn kein anderes Konto zugewiesen ist.



Mit Zufügen wird ein neues Konto angelegt. Ein Kontoname muss dabei vergeben werden. Der Kontoname kann nur die Zeichen A bis Z, a bis z, 0 bis 9, - und _ enthalten. 

Mit Speichern werden die Einstellungen das Kontos gespeichert.

Mit Löschen wird ein Konto gelöscht. War das Konto Vorgängen zugeordnet, so wird dies durch das Standardkonto ersetzt. Das Standardkonto kann nicht gelöscht werden.

Mit Abbrechen werden Einstellung verworfen, die noch nicht gespeichert wurden.


Email-Anhang/Sonstiges


  • Erlaubte Emailanhänge
    Hier wird angegeben, welche Dateiendungen für den Emailanhang genutzt werden sollen. Als Standard ist PDF ausgewählt.
    In den allgemeinen Einstellungen/Verzeichnisse kann ein Verzeichnis angegeben werden, in dem Dateien gespeichert werden, die beim Emailversand angehängt werden sollen. Innerhalb des Verzeichnisses werden Unterordner für Angebot, Auftrag, Lieferschein etc. erstellt.
  • Emailanhänge verwenden
    Hier kann ausgewählt werden, aus welchem Verzeichnis die Dateien als Emailanhang genutzt werden sollen.  Wird z.B. eine Rechnung versendet, so werden die Dateien aus dem Verzeichnis Rechnung an die Email gehängt. Über die Einstellung Global werden die Dateien aus dem Haupverzeichnis angehängt.
  • Sonstige Einstellungen
    • Emailversand nur an Ansprechpartner, Kundenemailadresse wird nur verwendet wenn keine Ansprechpartner zugeordnet
      Der Emailversand erfolgt an die Emailadresse der Ansprechpartner, und nur  an die allgemeine Emailadresse wenn kein Ansprechpartner zugeordnet ist.
    • Alle zugewiesenen Ansprechpartner auswählen
      Der Emailversand erfolgt an alle zugewiesenen Ansprechpartner.
    • Nur im Vorgang zugewiesene Ansprechpartner beim Versenden der Email auswählen
      Der Emailversand erfolgt an den ausgewählten Ansprechpartner im Vorgang.