DSGVO
Einstellung Datenbereinigung
In den allgemeinen Einstellungen ist die Auswahl Datenbereinigung hinzugefügt worden. Damit Belege bereinigt werden können, müssen diese zuerst abgeschlossen werden. Über den Schalter Abschließen in der Auflistung der Buchungsjahre kann das Buchungsjahr abgeschlossen werden. Dabei ist anzugeben, an welchem Datum das Buchungsjahr abgeschlossen wurde. Das Datum des Abschlusses sollte mit Ihrem Steuerberater geklärt werden.
Hinweis: Einmal gemachte Angaben lassen sich nicht rückgängig machen.
Im Bereich Aufbewahrungsfristen ist anzugeben, wie lange, in Jahren, Belege aufzubewahren sind. Halten Sie auch hier ebenfalls Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Werden die Fristen falsch angegeben, werden beim Bereinigen der Belege unter Umständen Belege bereinigt, die noch aufzubewahren gewesen wären. Bereinigte Belege lassen sich nicht wieder herstellen.
Über den Schalter Fristen ansehen lassen sich die Belegarten auflisten, die nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen und bereinigt werden können.
Alle in rot angezeigten Einträge sind noch aufbewahrungspflichtig. Dabei berechnet sich die Frist wie folgt: Ist das Buchungsjahr 2007 beispielsweise zum 30.05.2008 abgeschlossen worden, so beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Kalenderjahres 2008 und endet, z.B. bei einer Rechnung, nach Ablauf von 10 Jahren. Somit können Rechnungen ab dem 1.1.2019 bereinigt werden.
Belege bereinigen
Über den Menüpunkt Modul/Daten bereinigen in CAO-Faktura wird das Formular für die Bereinigung der Belege aufgerufen. Der Menüpunkt lässt sich nur auswählen, wenn die Berechtigung dazu besteht. Die Berechtigung wird über das Programm CAO-Admin erteilt.
Im linken Teil werden die Buchungsjahre aufgelistet, die bereinigt werden können. Hier wählt man das zu bereinigende Buchungsjahr aus. Im rechten Teil werden die Belegarten aufgelistet, die bereinigt werden können. Ist die entsprechende Belegart schon abgeschlossen oder noch aufbewahrungspflichtig, so wird das in der Ansicht angezeigt. Über den Schalter Bereinigen gelangt man in die Übersicht der zu bereinigenden Belege.
In der Übersicht werden alle Belege, mit Belegdatum, Belegnummer und Kundenname, aufgelistet.
Mit Klick auf den Schalter Bereinigen und Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Bereinigungsprozess gestartet. Dabei werden die Belege anonymisiert. Alle personenbezogenen Daten in den Belegen werden überschrieben, so dass keinerlei Rückschlüsse auf die personenbezogenen Daten möglich sind. Die Belege werden nicht gelöscht, damit Statistiken und Historien weiterhin möglich sind.
Beim Bereinigen werden nicht nur die Belege berücksichtigt, sondern auch gespeicherte Daten in Log-Tabellen, die personenbezogene Daten enthalten.
Adresse auf Vergessen setzen
Im Kundenstamm sind im Menü Extras 2 Punkte hinzu gekommen.
Über den Menüpunkt Adresse auf Vergessen setzen (1) wird die selektierte Adresse, mit Ansprechpartnern und Lieferadressen, aus den Stammdaten gelöscht. Die Adressdaten werden dabei in einer separaten Tabelle aufbereitet und verschlüsselt abgelegt.
Adressen löschen
Über den Menüpunkt Zu löschende Adressen anzeigen (2) lassen sich alle Adressen auflisten, zu denen es keine aufbewahrungspflichtigen Belege gibt.
Über den Schalter Adressen löschen werden alle Adressdaten aus dem Stamm gelöscht und die Verweise in den Belegen auf die Stammdaten überschrieben. Ist die Adresse aus dem Shop importiert, so wird diese für den Shoptransfer markiert und nicht sofort gelöscht. Es muss dann erst ein Shoptransfer durchgeführt werden, damit die Daten im Shop gelöscht werden. Danach ist die Prozedur der Adressen löschen nochmals aufzurufen, damit auch die Shopadressen gelöscht werden.
Im Adressenstamm ist es möglich, Adressen aus dem Bereinigungsprozess auszunehmen. Dazu muss der Haken bei Adressdaten bereinigen zulassen entfernt werden.