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 Betreff des Beitrags: Re: Dokumentenmanagement System
BeitragVerfasst: So 10. Feb 2019, 11:10 
MrFoxdata hat geschrieben:
Hallo,
ich habe hier das Problem mit dem Dateinamen im Spooler nun verstanden.

Freut mich :-)

MrFoxdata hat geschrieben:
Wenn man allerdings direkt PDF-Dateien erstellt (Ausgabe per PDF), kann man in den Einstellungen unter "Verzeichnisse" mit Variablen einstellen, wie die PDF-Datei benannt werden soll.
Derzeit ist es aber auch so, dass bei jedem Versenden eines Beleges per E-Mail eine PDF-Datei automatisch erstellt, und im eingestellten PDF-Verzeichniss abgelegt wird.

Dieses Verzeichniss kann von einem DMS-System ausgelesen und verarbeitet werden.

Hilfreich wäre es, wenn man nun einstellen könnte, ob auch beim normalen Druck eines Beleges automatisch eine PDF-Datei generiert werden soll.
Somit könnte man automatisiert ein DMS befüttern.

Ich habe hier mein eigenes Ablagesystem für Rechnungen, Angebot usw. So finde ich alle Belege zu jedem Kunden schnell wieder und sehe sie sofort vollständig im Original, so wie auch der Kunde sie sieht. Ebenfalls findet die Spotlight/Windows Suche die PDFs anhand von Inhalten. Mir persönlich sagt die Journal Ansicht in CAO nicht so zu, da die Belege dort nicht genauso angezeigt werden wie beim Erfassen.

Da ich in einigen Wochen auf Gotomaxx umsteigen wollte, ist für mich das oben beschriebene Problem nicht mehr so wichtig.. habe mich jetzt 8 Jahre damit "rumgequält".. zwischendurch habe ich es auch mal hier im Forum gemeldet, es wurde aber als non-fixable abgelehnt.
Gemeldet im Bugtracker hab ich es jetzt nur, damit andere User davon profitieren können, wenns gefixt werden sollte.

Sobald ich umgestellt habe, ist mir eh alles egal, weil der PDFMailer über Steuerzeichen im Reportgenerator gesteuert wird und danach von mir definierte komplexe Makros ausführen wird.

Den internen PDF Generator und Mailer benötige ich dann auch nicht mehr.

P.S. Der interne Mailer macht bei Mahnungen im Text mit Variablen nur Blödsinn. Er weiß nicht ob es Mahnstufe 1,2 oder 3 ist, die Gesamtsumme aller offenen Rechnungen stimmen nicht und das Fälligkeitsdatum kriegt er nicht hin, sobald mehr als 2+ Belege offen sind.

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IT-Service und Veranstaltungstechnik Mandanten ohne Shop.


 Betreff des Beitrags: Re: Dokumentenmanagement System
BeitragVerfasst: So 10. Feb 2019, 11:26 
Komplexes Makro mit PDFMailer

Falls es jemanden interessiert hier mal ein mögliches Beispiel

Druck einer Rechnung mit Einstellung "Kopie 1" an den PDF Mailer.

Makro "Rechnung" wird augeführt:
- Ablage als PDF im Verzeichnis "O:\Kunden\<Firmenname>\Rechnungen\IT-Service Lange Rechnung Nr. 12345.pdf"
- Versand als Mail an den Kunden mit Betreff "Angebot Nr. xxxx - <Projekttitel> z. B. "Angebot Nr. 12345 - Ihre neue IT-Server Lösung mit Zubehör". Förmlicher Text mit "Sehr geehrter Herr xxx, wir danken für Ihre Bestellung, bla blub.. Rechnungsbetrag: 500 €, Fällig: 15.02.2019, etc.". Wird automatisch versendet via SMTP oder Outlook.
- Versand als Mail an die Factoringgesellschaft mit vereinfachtem Betreff und vereinfachtem Mailbody (ggf. auch keinen.. mal sehen)
- Ablage als TIFF im Verzeichnis "O:\Steuerberater\DATEV\IT-Service Lange Rechnung Nr. 12345.tiff" (Einmal pro Woche stoße ich dann den Datev Unternehmen-Online Upload an.
- (Optional) Ablage als PDF "O:\DMS\Import\IT-Service Lange Rechnung Nr. 12345.pdf" für einen möglichen CMS import.. vill auch anders. Habe noch keine Erfahrung damit.
- (Optional) Druck der Rechnung für die eigenen Unterlagen

Druck einer 1., 2. oder 3. Mahnung an den Kunden:

Makro "Mahnung"
- Ablage als PDF im Kunden Verzeichniss
- E-Mail mit Betreff welche Mahnstufe mit ein paar Infos. Body Text mit entsprechendem Anschreiben und den zu zahlenden Werten. PDF als Anhang (optional) inkl. PayPal (o. anderen Anbieter) Zahlungslink.
- Ist es Mahnstufe 1? Tue nix weiter
- Ist es Mahnstufe 2 oder 3? Sende Mahnschreiben via Post direkt an den Kunden mit Beiblatt zur Zahlung direkt via PayPal oder anderen Anbieter mit QR-Code als Motivator die Zahlung sofort zu erledigen.
- Ist es Mahnstufe 3. Schicke MIR eine Info Mail in mein Postfach mit Ablaufdatum der 3. Mahnung, um das später fürs Inkasso abzuarbeiten. (CAO erinnert nicht wenn die 3. Mahnung zu Ende ist)

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 Betreff des Beitrags: Re: Dokumentenmanagement System
BeitragVerfasst: So 10. Feb 2019, 18:08 
Hmm. Die Belege werden nicht so angezeigt wie beim erfassen. Irgendwas wurde als nicht fixbar abgestempelt.
Ich glaube ich verpasse hier irgendwas.

_________________
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."


 Betreff des Beitrags: Re: Dokumentenmanagement System
BeitragVerfasst: So 10. Feb 2019, 18:30 
hh-cm hat geschrieben:
Hmm. Die Belege werden nicht so angezeigt wie beim erfassen.

Meine Worte passen nicht so richtig.. wärs einfach zu erklären, hätte ich schon Feature/Bug Request geschrieben...

Kurz:
- Context-Sensitive Suche im Journal wäre gut. Man gibt ein Begriff ein und die Liste kürzt sich automatisch auf die Belege, in dem der Suchbegriff vorkommt. Ggf. mit Platzhalter z.b. "%dell%t130%" findet "DELL PowerEdge T130 Server"
- Ein Journal Eintrag als Fenster öffnen um im 2 Fenster Modus zu arbeiten. Oft habe ich Angebote/Rechnungen als PDF auf dem 2. Monitor offen um ein neues Angebot oder Rechnung zu schreiben und die geöffneten PDFs als Gedächtnisanker nutze, weil das neue Projekt so ähnlich ist wie ein Querschnitt aus drei alten Projekten.
- Doppel-Klick auf eine Position öffnet nicht den Kunden sondern die Angebots/Rechnungs Maske mit den Tabs "Allgemein", "Positionen", "Pos-Details" mit exakt dem gleichen Layout wie beim erstellen, nur eben im Read-Only Modus.

hh-cm hat geschrieben:
Irgendwas wurde als nicht fixbar abgestempelt.

Mach dir keinen Kopp.. das ist Jahre her.

_________________
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 Betreff des Beitrags: Re: Dokumentenmanagement System
BeitragVerfasst: So 10. Feb 2019, 18:55 
Die Belege werden nur dann später eventuell nicht angezeigt wie erfasst,
wenn man beim Formulardesign im Reportbuilder Felder aus den "Erweitert_" Tabellen verwendet, sonst wäre mir das neu.

Im Übrigen, habe ich fast immer CAO zwei mal geöffnet, je eines auf dem linken Monitor und eines auf dem rechten Monitor,
genau für das Problem irgendwo was abschreiben zu müssen.

Die Suchfunktion wahlweise um die Belegposition zu erweitern, von mir aus o.k.

Das Letzte (Doppelklick auf eine Position...) habe ich nicht kapiert.
Auf welche Position?

PS:
Bitte Profil aktualisieren!

_________________
Gruß
Willi

CAO - I like Computer Aided Office :)


 Betreff des Beitrags: Re: Dokumentenmanagement System
BeitragVerfasst: So 10. Feb 2019, 19:18 
MrFoxdata hat geschrieben:
Die Belege werden nur dann später eventuell nicht angezeigt wie erfasst,
wenn man beim Formulardesign im Reportbuilder Felder aus den "Erweitert_" Tabellen verwendet, sonst wäre mir das neu.

Ne meinte die CAO Ansicht selbst. Meine Reports sind eindeutig.
MrFoxdata hat geschrieben:
Das Letzte (Doppelklick auf eine Position...) habe ich nicht kapiert.
Auf welche Position?

Im Journal ein Eintrag in der Liste
MrFoxdata hat geschrieben:
PS:
Bitte Profil aktualisieren!

Zu Befehl!

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