Dokumentenmanagement System

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Dokumentenmanagement System

Hallo zusammen,

nutzt hier jemand ein DM-System?
Wir haben uns jetzt mal das bitFarm-Archiv und ecoDMS angesehen.
Das Bitfarm-Archiv ist in der GPL Version eigentlich ausreichend, aber bei einer Anbindung an CAO wird das ganze nicht bezahlbar.
ecoDMS ist mir persönlich zu verspielt.

Gibts es jemand der mit einem Preis und einer kurzen Beschreibung seines DMS aushelfen kann?
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."

Re: Dokumentenmanagement System

Hallo,

also wir nutzen seit einigen Jahren ecoDMS, es ist sehr preiswert und leicht zu bedienen.
Alle meine CAO-Rechnungen kann ich dort auch ganz einfach einspeisen.

Verspielt finde ich das jetzt nicht und es wird sogar von mehreren lokalen Finanzämtern empfohlen.

Mit freundlichen Grüßen
Sascha Wöstheinrich

Re: Dokumentenmanagement System

hh-cm hat geschrieben:Hallo zusammen,

nutzt hier jemand ein DM-System?
Wir haben uns jetzt mal das bitFarm-Archiv und ecoDMS angesehen.
Das Bitfarm-Archiv ist in der GPL Version eigentlich ausreichend, aber bei einer Anbindung an CAO wird das ganze nicht bezahlbar.
ecoDMS ist mir persönlich zu verspielt.

Gibts es jemand der mit einem Preis und einer kurzen Beschreibung seines DMS aushelfen kann?
Wir setzen hier bei uns "KomX" von der AKDB ein, schlimmer geht es meiner Meinung nach nicht! Einmalig ca. 5000€ und Monatlich für 20 User 111€ bietet nur minimalsten Funktionsumfang!
Da ich bei mir daheim auch ein DMS anschaffen möchte würde mir gesammelte Erfahrung schon sehr interessieren...
Was macht die Anbindung an CAO denn so teuer?
Gruß Guido

__

DATENSICHERUNG !!!
SELECT * FROM Speisekarte WHERE Typ=”Getränk” ORDER BY Prozent_Alkohol DESC;

Re: Dokumentenmanagement System

Die GPL Version vom Bitfarm-Archiv bietet keine Schnittstellen oder Pluginfähigkeit. Ebenso fehlt eine Möglichkeit Mails zu Archivieren.
Die Enterprise Version ist zwar auch OpenSource aber die Installations- und Konfigurationskosten liegen bei ca. 1500€
Selbst für eine Entwicklerlizenz (die nennen es Enterprise Version als kostenpflichtige Testversion) kommen 1200€ zzgl Mwst und 200€ für die Texterkennungssoftware
auf mich zu und das sehe ich nicht ein.

ecoDMS bietet auch "keine" Schnittstelle. Es gibt eine Api. Für jedes Importierte / Exportierte Dokument benötigt man einen API Connect. Dieser kostet 0,49€ allerdings einmalig. Hat man also 200 Dokumente im Monat müsste man 200 Api Connects kaufen. Die gekaufte Anzahl ist immer Pro Monat zu verstehen.
Dafür gibt es wiederum eine Entwicklerlizenz die sich im Rahmen hält.

Was mir z.B bei ecoDMS nicht gefällt sind z.B unterschiedliche Attribute bzw. Klassifizierungsoptionen / Ordner.
Ich möchte gerne bei Angeboten die Angebotsnummer auslesen, bei Rechnungen die Rechnungsnummer.
Im Bitfarm Archiv kann ich Attribute pro Ordner anlegen bei ecoDMS kann ich das nur Global machen. Also habe ich auch das Feld Rechnungsnummer bei Angeboten in der Klassifizierung und der Dokumentenliste stehen.

Das ganze ist nicht neu, aber ich war letzte Woche auf einem Seminar über die Gobd. Revisionssichere ablage von Dokumenten ist da ein großes Thema.

Warten wir mal ab. Es können ja nicht nur 2 DMS Benutzer hier im Forum sein.
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."

Re: Dokumentenmanagement System

hh-cm hat geschrieben:Warten wir mal ab. Es können ja nicht nur 2 DMS Benutzer hier im Forum sein.
Lafi hat geschrieben:Wir setzen hier bei uns "KomX" von der AKDB ein
Und ich möchte nochmals betonen das KomX mal gar nichts kann.

ecoDMS hat geschrieben:1 API Connect = 1 Upload oder Download über die ecoDMS API pro Monat
API Connects sind zeitlich unbegrenzt für die dazugehörige ecoDMS Version nutzbar und können frei nach Kundenwunsch erworben werden.
Die Kosten für die API sind einmalig und nicht monatlich.
Wenn man also für seinen Betrieb im Monat 200 Dokumente mit CAO erstellt dann kommt man auf 82,35 € Netto einmalig. Da kann man doch mit leben, oder verstehe ich das alles flasch?

Siehe Lizenzmodell
Gruß Guido

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DATENSICHERUNG !!!
SELECT * FROM Speisekarte WHERE Typ=”Getränk” ORDER BY Prozent_Alkohol DESC;

Re: Dokumentenmanagement System

So verstehe ich das auch. Man Muss die API ja nicht nutzen.
ScanInput Ordner und PDF/A Drucker sind ja auch dabei.
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."

Re: Dokumentenmanagement System

Also ich erstelle über die Stapeldruckerweiterung aus allen Rechnungen PDF-Dateien und gebe diese dann in
den Scaninput-Order.
Aus diesem Klassifiziert das ecoDMS dann automatisch Rechnungsnummer, Kundennummer, Adresse und
natürlich auch sämltiche Posten.


Re: Dokumentenmanagement System

Icke ? Falls ja, zeig mir mal was Google so bieten kann. Vor allem Preise und Features.
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."

Re: Dokumentenmanagement System

hh-cm hat geschrieben:Icke ? Falls ja, zeig mir mal was Google so bieten kann. Vor allem Preise und Features.
Hallo,

sorry, das ich mich jetzt erst melde...

1. Problem, nun weiß ich ehrlich gesagt nicht genau, ob ich das richtig verstanden habe...
Ist Google ein DMS?! Google Drive = Gobd. Revisionssichere Ablage von Dokumenten (was auch immer Gobd. ist)?
Keine Ahnung?!?

https://support.google.com/vault/answer/2462365?hl=de
https://gsuite.google.de/intl/de/?utm_m ... gn=explore

Fakt ist aber auch (so weit ich das sehe), wenn man das PDF-Dokument in Google ändert,
gibt es immer (ohne Gewähr) eine Historieansicht.
Hab es jetzt noch nicht geschafft ein importiertes PDF in Drive zu ändern,
das original bleibt bestehen bzw. kann nicht geändert werden.

Wenn ich jetzt von deinen 200 Dokumenten ausgehe,
dann kann man diese doch ganz einfach mit auf Google-Drive (& Co) hochladen/synchronisieren?!?

Die Volltextsuche von Google findet sofort dein Dokument - komplett egal was an Text
(Artikel, Belegnummer, Datum usw) eingegeben wird.
Ich meine das war früher anders - ob es an Google lag oder am Reportbuilder, keine Ahnung.

Wie dem auch sei - die Daten liegen in einer Cloud - weit weg und vom jeden Ort einsehbar.
Und das alles geht mit einem Kostenlosen Account und würde für mich völlig reichen bzw. reicht für mich
(wenn ich es mal brauche).

Ob das bei Google gut aufgehoben ist - muss jeder für sich selbst wissen.


Re: Dokumentenmanagement System

nico hat geschrieben:1. Problem, nun weiß ich ehrlich gesagt nicht genau, ob ich das richtig verstanden habe...
Ist Google ein DMS?! Google Drive = Gobd. Revisionssichere Ablage von Dokumenten (was auch immer Gobd. ist)?
Keine Ahnung?!?
Gobd = "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff"

Lange rede kurzer sinn. Ich kann jederzeit vom Google Drive ein Dokument löschen, also ungeeignet.
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."

Re: Dokumentenmanagement System

ok, danke | Du hättest sonst wahrscheinlich auch nicht danach gefragt - wenn es mit Google gehen würde....

Re: Dokumentenmanagement System

Nur 3 CAO Nutzer haben ein DMS ?
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."

Re: Dokumentenmanagement System

Hallo,

ich kenns (noch) nicht, bin aber gerade darübergestolpert...
http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/preisliste.htm
Gruß
Willi

CAO - I like Computer Aided Office :)

Re: Dokumentenmanagement System

hh-cm hat geschrieben:Nur 3 CAO Nutzer haben ein DMS ?
Wenn ich jetzt mal von meinem Arbeitgeber auf andere schließe, dann könnte es gut sein dass sich sogar noch weniger hier mit den (Un-) Tiefen der GoBD befassen. Da kommt das böse Erwachen erst bei der nächsten Buchprüfung.

Re: Dokumentenmanagement System

Ach nö. Da ja die Finanzbehörde ebenfalls keine Aussagen macht seh ich das mit ner Prüfung locker.
Viele meiner Kunden haben sich wegen der Gobd beim Finanzamt erkundigt. Fast überall das gleiche. Die wissen auch nur das, was im Internet steht. (Kurzfassung)
Gruß Chris
"Derjenige, der sagt: "Es geht nicht", soll den nicht stören, der's gerade tut."

Re: Dokumentenmanagement System

Hallo,
also ich als langjähriger CAO - Anwender finde es auch sehr irritierend wie wenig hier zu diesem Thema kommuniziert wird. Das Thema (Gobd/Belegarchivierung) sollte eigentlich jeden Unternehmer in Deutschland beschäftigen. Die elektronische Ablage ist ja nunmehr Standrad und auch bei unseren Ämtern weiterhin auf dem Vormarsch. Vielleicht trauen sich auch nur wenige einfach mal etwas zu schreiben...

Wir können leider gar nichts zu einem DMS sagen, da wir kein professionelles DMS einsetzen. Alles ist gespeichert auf Festplatten. Unser Steuerberater hat uns jedoch in einem der letzten Gespräche empfohlen sich mal mit "DATEV Unternehmer Online" zu beschäftigen und darüber zu informieren. Hierbei werden die Daten/Belege etc. online bei DATEV gespeichert, was die Arbeit von Steuerberater vereinfacht, da dieser ebenfalls hierzu Zugriff hat. Das FA soll hiermit anscheint auch sehr zufrieden/glücklich sein.
Bei DATEV kann/sollte man von der Einhaltung sämtlicher rechtlichen Vorschriften ausgehen können (Gobd etc.).
Gruß Thomas
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installierte Erweiterungen

*** Auftragsbearbeitung, Shop Auftrag, Stapelbuchung, Stapeldruck, Teilrechnungen, Preisupdate


*** MySQL 4.1.22 local
*** Parallels Desktop 12 # 2 x 2,8 GHz Intel Core i7 # 16,0 GB RAM

Re: Dokumentenmanagement System

Hallo zusammen,

wir nutzen seit einigen Jahren bitfarm. Sind auch bitfarm Partner. Gegenüber der freien Version hat die Enterprise Version schon einiges mehr zu bieten. Vor kurzem ist die neue bitfarm Version 3.6 erschienen. Sind nochmal einige TOP Funktionen hinzugekommen. Mit der Anbindung an CAO bin ich zur Zeit noch nicht ganz zufrieden. Es gibt aber mehrere Möglichkeiten.

- Entweder einen speziellen Archivierungsdrucker, der das Dokument ins bitfarm Archiv verschiebt und gleichzeitig auf einen lokalen Drucker ausdruckt.
- PDF Erstellung in CAO. bitfarm zieht die PDF Dateien automatisch ins Archiv.

Wir arbeiten hier vermehrt mit Barcodes. Bei den CAO Rechnungen haben wir unsere Rechnungsnummer als Barcode mit drauf (RG-xxxxxx). bitfarm erkennt das dann und schiebt das Dokument ins entsprechende Archiv und verschlagwortet es entsprechend. Funktioniert sehr gut.

Ich würde mir wünschen, dass man im CAO eventuell einen extra Drucker für die Archivierung fest einstellen kann. Bei uns kommt es immer mal wieder vor, das jemand den Drucker umstellt und somit die Archivierung umgeht.

Ansonsten kann ich bitfarm sehr empfehlen. Gerade das Preis Leistungsverhältnisse ist gegenüber anderen Systemen sehr gut

Gruß
Sven

Re: Dokumentenmanagement System

alternative wäre auch office 365 mit sharepoint online
anbindungsmöglichkeiten gäbs sowohl übers filesystem als auch zb über mail

mit den neuen automatisierungs und workflow optionen ist das ganze schon ordentlich mächtig.
mit dataprotection und company policy hat man auch einiges an sicherheit

aber halt alles in der cloud, on premise läst sich de rvernetzungsgrad von o365 nicht nachstellen