Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

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Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Hi,

ich nutze in allen Verträgen immer folgenden Positionstext in einer Text-Position:

Code: Alles auswählen

Zeitraum: %VTAG%.%VMONAT%.%VJAHR% bis %BTAG%.%BMONAT%.%BJAHR%
Damit deklariere ich den abgerechneten Leistungszeitraum.

Bei einer monatlich abgerechneten Leistung steht dann z.B. folgendes auf der Rechnung:
Zeitraum: 01.09.2022 bis 30.09.2022
Bei einer Quartalsrechnung entsprechend so:
Zeitraum: 01.10.2022 bis 31.12.2022
Das Problem ist, dass die Variablen mit den Inhalten gefüllt werden, wie sie im Vertragsmodul hinterlegt wurden und dies auch zeitgleich der Abrechnungszeitpunkt ist. Dabei werden ja nur die Felder "nä. Rechnung" und "Intervall" verwendet.

Ich benötige den Abrechnungszeitpunkt und den Leistungszeitraum getrennt voneinander.

Ich muss folgenden Prozess bauen:
1) Kunde bekommt 4-5 Wochen vor dem Leistungszeitraum die Rechnung für den kommenden Leistungszeitraum
2) Kunde hat nun die Rechnung zu zahlen
3) 1,2,3 Mahnung folgen im 7-10 Tages Rhythmus wenn er dies nicht tut.
4a) Kunde zahlt nicht, Leistung wird nicht erbracht.
4b) Kunde zahlt. Leistung wird erbracht.

Aktuell kann ich im CAO immer nur die Rechnung bei Beginn des Leistungszeitraums stellen und das ist zu spät. Denn wenn der Kunde nach der 2. Mahnung immer noch nicht bezahlt hat und dies ggf. auch nicht mehr tun will, dann hat er die Leistung kostenlos erhalten. Bzw. ich musste an meinen Lieferanten die Leistung bezahlen ohne Geld vom Kunden zu erhalten.

Bevor ich das als Feature Request in den Bugtracker einstelle, wollte ich das hier erstmal diskutieren. Vielleicht übersehe ich ja etwas.


Die Verträge laufen bei mir halt ähnlich wie eine Vorkasse Rechnung, nur eben dauerhaft, monat für monat oder eben quartal für quartal. Aufgrund der aktuellen Wirtschaftssituation ist die Gefahr aktuell zu hoch wegen Insolvenzen. Ich muss vor der Erbringung der Leistung wissen ob der Kunde immer noch Liquide ist. Da das Datum der Leistungserbringung fix ist und nicht verschoben werden kann, kann ich also auch nicht warten bis das Geld kommt und dann erst beginnen. Es ist schon ein Vertrag, der auch unterschrieben wurde, für eine dauerhafte Leistungserbringung.

Gern kann ich die Umsetzung für das Feature zusätzlich finanzieren, da es für uns sehr wichtig ist.
IT-Service und Veranstaltungstechnik Mandanten ohne Shop.

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Hat wohl keiner verstanden was ich hier will oder? :-)
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Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Hallo itange,

natürlich haben alle verstanden was gemeint ist, hier das Thema für Verträge: viewtopic.php?p=34086#p34086

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

debianxx hat geschrieben: Di 13. Dez 2022, 06:56 Hallo itange,

natürlich haben alle verstanden was gemeint ist, hier das Thema für Verträge: viewtopic.php?p=34086#p34086
Hmm da steht aber auch keine Lösung zu dem Problem, vorallem hatte der Thread Starter ein ganz anderes Problem.

Leistungsdatum und Rechnungsdatum müssen bei mir verschieden sein. Die Rechnung muss immer VOR der Leistung erfolgen und nicht zu Beginn der Leistung. Ansonsten weiß ich nicht ob der Kunde Liquide ist die Leistung vorschüssig zu bezahlen und sobald die Leistung beginnt, habe ich zum Lieferanten ebenfalls Verträge aus denen ich nicht wieder rauskomme. Sprich ich muss die Rechnung meines Lieferanten bezahlen, egal ob mein Kunde dies tut. Daher brauche ich min. 1 Monat Karenzzeit zum prüfen ob das Geld wirklich kommt und wenn nicht, wird die Leistung nicht gebucht.

Also Konkret. Ich bin bereit für die Entwicklungsarbeit ein Leistungsdatum in CAO einzuführen, Geld zu zahlen. Weil mich das hier enorm weiter bringen würde.

Statt im Formular dann zu schreiben:
von %VTAG%.%VMONAT%.%VJAHR%
bis %BTAG%.%BMONAT%.%BJAHR%

Würde dann da sowas wie folgt stehen:
von %LVTAG%.%LVMONAT%.%LVJAHR%
bis %LBTAG%.%LBMONAT%.%LBJAHR%

Und im Vertrag gibs eine Spalte bei den Vertragsdatumsangaben mehr:
Leistung beginnt am: 01.03.2023
Vertrag wird abgerechnet am: 01.02.2023
Laufzeit: 1 Jahr
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Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

na ja du kannst es nicht los lassen, oder?
dass kann im CAO so nicht umgesetzt werden. Leistung kann im voraus oder nachhinein abgerechnet werden, mit dem FÄLLIGKEITS-DATUM(ich glaube dass hat was mit dem Gesetzgeber zu tun).
Andersrum:
Du stellst eine Rechnung und in 4 Wochen ist dies nicht bezahlt, okay was dann?
Dan kommt die Mahnung nach 14 Tage!
Aber die Leistung wurde nicht erbracht, und schickst die Mahnung bereits, genau da gibt es ein Problem!

Und wenn dies machbar währe, du kommst ganz schnell in den Kuddel-Muddel kreis.
Dazu dient dass Angebot mit Lieferschein und Auftragsbestätigung.

Du übermittelst Auftragsbestätigung mit Zahlungsaufforderung, wenn dies nicht Bezahlt wird, gibt es keine Rechnung, so einfach ist dies.

Also Vertrag -> Auftragsbestätigung -> Nach der Durchführung den Auftrag in Rechnung wandeln -> UND GUT IST

Lg

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Ich sehe das genau so wie debianxx.
Auf der Rechnung ist das Leistungsdatum anzuführen.
Wenn ich eine Rechnung vor der Leistung stelle, was führe ich dann an?
Die Daten können nie valide sein bzw. was ist wenn ich dann die Leistung nicht erbringen kann?
Wenn du viele Rechnungsstornierungen und -änderungen oder ähnliches machst, hast du die Finanz schnell auf dem Tapet.
Für eine Vorauszahlung gibts die Auftragsbestätigung oder eine Rechnung mit einem Artikel "Vorauszahlung" der nach der Endabrechnung wieder gegengerechnet wird.
Abgerechnet wird normalerweise nach dem Erbringen der Leistung und die steht dann auch auf der Rechnung.
Ich persönlich würde keine Rechnung akzeptieren ohne dass eine Leistung erbracht wurde ausser ausnahmsweise es geht um Warenlieferungen großer Projekte als Artikel "Vorauszahlung".
Womöglich behauptet der Rechnungssteller nachher die Leistung wurde bereits erbracht.
MnM nach kannst du dir den Eintrag in den Bugtracker sparen.
Gruß
Willi

CAO - I like Computer Aided Office :)

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Das das aktuell in CAO nicht geht weiß ich. Daher hier auch mein Feature Request.

Es handelt sich um wiederkehrende Rechnungen, die immer (auch in unseren AGBs so festgehalten und Vertraglich vom Kunden unterschrieben!) vom Kunden Vorschüssig zu bezahlen sind. Entweder pro Jahr oder pro Quartal.

Wenn ich die Rechnung zum Beginn der Leistung erstelle, muss ich die Leistung auch sofort erbringen. Wenn ich das tue und die Rechnung dann nicht bezahlt wird, was soll ich denn dann eurer Meinung nach tun? Die Leistung wieder einstellen geht nicht (maximal als Druckmittel zur Rechnungszahlung), denn Microsoft möchte das Geld von mir für 12 Monate im Voraus auch haben.

Was mache ich wenn der Kunde nach Rechnungstellung und Leistungserbringung Insolvenz geht?

Ich kann den Vertrag bei Microsoft nicht kündigen.

Wenn der Kunde also für 10.000 € Lizenzen bei mir bucht und diese nicht bezahlt, muss ich dieses Geld trotzdem an Microsoft zahlen, ob ich will oder nicht.

Ergo muss die Rechnung vor dem Leistungszeitraum kommen. Damit auch noch Zeit ist, diese anzumahnen als Zahlungserinnerung.

Das dies nicht erlaubt sein soll, hätte ich gern schriftlich aus dem B2B Handelsgesetz. Das wäre mir nicht bekannt. Vorallem erst recht nicht wenns in den AGBs und Vertrag festgehalten wurde, dass die Leistung Vorschüssig zu entrichten ist.

Da es sich um wiederkehrende Einnahmen handelt, also pro Quartal oder pro Jahr, kann ich nicht für 30-40 Kunden immer einen manuellen Prozess mit Proformarechnungen, Auftragsbestätigungen, usw. machen. Dafür gibt es ja den Vertrag, der vom Kunden zeitnah gekündigt werden muss, damit keine Verlängerung statt findet. Zumal ich dann auch noch irgendwo einen Kalender führen müsste, wann bei welchem Kunden dies verlängert werden muss. Dafür habe ich ja das intelligente Vertragsmanagement in CAO.

Ich finde nicht, dass das zu Verwirrungen führt. Ihr könnt das Feld ja ausblenden und unter eine Option der Einstellungen muss man es erst explizit einblenden lassen, für "Power-User". Solange es nicht angezeigt ist, ist es immer das Startdatum der Abrechnung.

Ich habe vor 2 Wochen selbst erst eine Rechnung bezahlt, wo die Leistung erst ab April 2024 erbracht wird. Im B2B ist das ganz normaler Alltag. Warum habe ich das gemacht? In diesem Fall um mir den Preis zu sichern.
IT-Service und Veranstaltungstechnik Mandanten ohne Shop.

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Prinzipiel habe ich schon drüber nachgedacht, den Tag und den Monat als Zahlen ins Formular zu schreiben und dann einfach nur das Jahr als Variable VJAHR bis BJAHR. Leider funktioniert das nicht, wenn der Vertrag im Januar startet und im Dezember in Rechnung gestellt wird.

Also ich weiß dass es in anderen ERPs geht. Ein paar IT-Kollegen rechnen alle Monatsrechnungen z.b. immer am 15. des Vormonats ab und machen dann eine SEPA Firmenlastschrift. Da es bis zu 5 Tage dauern kann, ob man weiß ob die Lastschrift geklappt hat oder nicht. Dann ist zwischen dem 20. und 30. Tag eines jeden Monats noch genug Zeit den Kunden anzurufen, um den Problematik zu klären, bevor der nächste Leistungsmonat ebracht wird.

Ich habe hier einen Kunden der jeden Monat etwas über 10k€ überweißt mit wiederkehrenden Rechnungen. Ich muss da einfach vorher wissen, ob die Liquidität gegeben ist.

Die entsprechend negativen Erfahrungen dazu habe ich bereits gemacht inkl. einer Insolven eines größeren Kunden, wo dann wegen damals noch nachschüssiger Berechnung dann 30.000 € (3 Monate) zur Insolvenzmasse geflossen sind.. also weg sind.
IT-Service und Veranstaltungstechnik Mandanten ohne Shop.

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Hallo itlange, :-)
lustig, so trifft man sich wieder ;-). Wusste gar nicht, dass Du Cao Nutzer bist.

Ich verstehe genau was Du meinst. Prinzipiell ist es schwierig mit den MS Lizenzen. Überlege, ob es nicht einfacher wäre prinzipiell die Kunden auf Abbuchung bei MS Lizenzen umzustellen.
Ich habe selbst keine Lust für Kunden die Lizenzen ein Jahr im Voraus zu bezahlen. Deshalb folgende Vorgehensweise - Abbuchung - 1 Jahr, keine Abbuchung - nur Monatsabo möglich. Ist mir dann egal, wenn es mehr kostet. Nur so als Gedanke.

Grüße

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Christian.Rycko hat geschrieben: Di 3. Jan 2023, 19:47 Ich verstehe genau was Du meinst. Prinzipiell ist es schwierig mit den MS Lizenzen. Überlege, ob es nicht einfacher wäre prinzipiell die Kunden auf Abbuchung bei MS Lizenzen umzustellen.
Hey Christian.
Wenn du am 01.03. buchst bei MS, am 01.03. die Rechnung stellst mit SEPA Lastschrift und dann 5 Tage später die Lastschrift platzt, was machste dann? MS gibt dir nur 3 Tage Zeit für Storno.
IT-Service und Veranstaltungstechnik Mandanten ohne Shop.

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

itlange hat geschrieben: Di 3. Jan 2023, 20:03
Christian.Rycko hat geschrieben: Di 3. Jan 2023, 19:47 Ich verstehe genau was Du meinst. Prinzipiell ist es schwierig mit den MS Lizenzen. Überlege, ob es nicht einfacher wäre prinzipiell die Kunden auf Abbuchung bei MS Lizenzen umzustellen.
Hey Christian.
Wenn du am 01.03. buchst bei MS, am 01.03. die Rechnung stellst mit SEPA Lastschrift und dann 5 Tage später die Lastschrift platzt, was machste dann? MS gibt dir nur 3 Tage Zeit für Storno.
account sperren, und gut ist!
Du musst die Gesetzgeber Seite auch in Betracht nehmen. eine Sperrung ist nur nach eindeutigen Hinweis erlaubt.
Also nach 3 Mahnungen (was nicht sein muss, 1 Langt auch mit Hinweis, ich empfehle es aber) den Account sperren.

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

debianxx hat geschrieben: Di 3. Jan 2023, 21:17 account sperren, und gut ist!
Du musst die Gesetzgeber Seite auch in Betracht nehmen. eine Sperrung ist nur nach eindeutigen Hinweis erlaubt.
Also nach 3 Mahnungen (was nicht sein muss, 1 Langt auch mit Hinweis, ich empfehle es aber) den Account sperren.
Und wer bezahlt dann die Rechnung an Microsoft? Bei einem meiner Kunden sind das fast 40.000 €. Wenn der bestellt, nicht zahlen kann und dann ggfs insolvent geht oder anderweitige faxen macht, hab ich die Rechnung von MS trotzdem an der Backe.

Eine Stornierung gegenüber meinem Lieferanten ist nicht möglich.
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Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Stornofrist bei MS liegt bei 168 Stunden soweit meine Info aktuell ist bei NCE Lizenzen.
Bei der Summe an Lizenzen hoffe ich, dass Du genug Verdienst dran hängen hast. Sollte das der Fall sein, würde ich zur Not die Rechnung manuell schreiben. Bei komplexeren Rechnungen machen wir es auch so.
Im Prinzip sehe ich es so - wenn der Kunde so viele Lizenzen bezahlen muss, ist er grösser. Ich würde da nicht in Vorkasse gehen oder die Lizenzen monatlich buchen und monatlich abrechnen. Hatte damit auch schon mal schlechte Erfahrungen sammeln müssen. Außerdem überlege noch folgendes - wenn der nicht zahlt und Du nach 30 Tagen die Lizenzen abklemmst bist du so oder so in Schwierigkeiten. Wenn alle Stricke reißen mache es noch anders - buche die Lizenzen direkt bei MS die direkt auf den Kunden laufen und berechne zusätzlich eine Verwaltungsgebühr. Machen wir übrigens auch bei manchen so. Hoffe es hilft Dir etwas.
Grüße

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Christian.Rycko hat geschrieben: Di 3. Jan 2023, 22:07 Stornofrist bei MS liegt bei 168 Stunden soweit meine Info aktuell ist bei NCE Lizenzen.
Bei der Summe an Lizenzen hoffe ich, dass Du genug Verdienst dran hängen hast. Sollte das der Fall sein, würde ich zur Not die Rechnung manuell schreiben. Bei komplexeren Rechnungen machen wir es auch so.
Im Prinzip sehe ich es so - wenn der Kunde so viele Lizenzen bezahlen muss, ist er grösser. Ich würde da nicht in Vorkasse gehen oder die Lizenzen monatlich buchen und monatlich abrechnen. Hatte damit auch schon mal schlechte Erfahrungen sammeln müssen. Außerdem überlege noch folgendes - wenn der nicht zahlt und Du nach 30 Tagen die Lizenzen abklemmst bist du so oder so in Schwierigkeiten. Wenn alle Stricke reißen mache es noch anders - buche die Lizenzen direkt bei MS die direkt auf den Kunden laufen und berechne zusätzlich eine Verwaltungsgebühr. Machen wir übrigens auch bei manchen so. Hoffe es hilft Dir etwas.
Grüße
Bei einigen Kunden sind die Lizenzen ja sogar verdelt, mit weiteren Dienstleistungen. Daher wärs schon gut, wenn die Lizenzen über uns laufen. Denn die Marge nehm ich gern mit.
Mir ist schon wichtig, dass alles komplett einen automatischen Prozess hat. Alles was manuell gemacht werden musst, kostet Geld und ist Fehleranfällig.

Trotzdem Danke an alle für den ein oder anderne Impuls. Ich denk mal drüber nach wie ich es nun genau machen werde.
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Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

... mir ist gerade noch eine Idee eingefallen die zwar etwas abenteuerlich ist aber trotzdem die automatische Rechnungserstellung lösen könnte. Lege den Vertrag 12x an - jeweils pro Monat und schreib die benötigten Daten bzw. Zeiträume manuell rein. Es sind kleine Änderungen die schnell zu übertragen sind und so kann Deine Buchhaltung chillen. Die Rechnung wird automatisch erstellt, Fehler können minimiert werden, da Du alles vorab bestimmen kannst. Zwar etwas unschön, trotzdem "automatisch" und für einen oder zwei Kundenverträge noch im Rahmen.
Ciao...
Grüße

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

Hallo,

keine Ahnung wie eure Margen sind,
aber vielleicht mal über Factoring nachdenken.

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

nico hat geschrieben: Do 5. Jan 2023, 08:18 Hallo,

keine Ahnung wie eure Margen sind,
aber vielleicht mal über Factoring nachdenken.
Wird bereits verwendet. Allerdings nicht bei Lastschrifteinzug. Und dazu kommt das nicht jeder Kunde vom Factor akzeptiert wird.
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Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

itlange hat geschrieben: Di 3. Jan 2023, 21:31
debianxx hat geschrieben: Di 3. Jan 2023, 21:17 account sperren, und gut ist!
Du musst die Gesetzgeber Seite auch in Betracht nehmen. eine Sperrung ist nur nach eindeutigen Hinweis erlaubt.
Also nach 3 Mahnungen (was nicht sein muss, 1 Langt auch mit Hinweis, ich empfehle es aber) den Account sperren.
Und wer bezahlt dann die Rechnung an Microsoft? Bei einem meiner Kunden sind das fast 40.000 €. Wenn der bestellt, nicht zahlen kann und dann ggfs insolvent geht oder anderweitige faxen macht, hab ich die Rechnung von MS trotzdem an der Backe.

Eine Stornierung gegenüber meinem Lieferanten ist nicht möglich.
Gesunden neues zuerst,
Szenario 1:
ich Persönlich würde die erste Monatsabrechnung immer im Voraus abrechnen! Das bedeutet bei Vertragsbeginn sind 2 Monatsmieten zu Zahlen. Danach bist du immer 1 Monat voraus.
Wenn der Kunde dies Akzeptiert bei so hohen Lizenzkosten pro Monat.

Nun ja, als Unternehmer hast du immer dass Unternehmensrisiko im Spiel.

Szenario 2:
Kunde Akzeptiert die 1 Monats Vorauszahlung nicht!
Dann ist dies zum überlegen ob eine Zusammenarbeit sinn macht. Das Risiko musst du einschätzen können.

Ehrlich gesagt: 40.000.-€ mit Marge unter 4.000.-€ ist pures Zocken. Es ist nicht verboten Geld zu Verdienen. Sogar bist du Gesetzlich Verpflichtet Wirtschaftlich zu Handeln.

P.S.: Wir sind schon mit diesem Thread verrutscht bezüglich Überschrift.

Re: Feature-Request: Verträge - Zeitvariablen mit zeitlicher Variation

debianxx hat geschrieben: Do 5. Jan 2023, 10:39
Ehrlich gesagt: 40.000.-€ mit Marge unter 4.000.-€ ist pures Zocken. Es ist nicht verboten Geld zu Verdienen. Sogar bist du Gesetzlich Verpflichtet Wirtschaftlich zu Handeln.
Was meinst du mit Zocken? Das ist ja quasi normales Lizenzgeschäft. Sind aber schon etwas mehr als 4k, sofern man die UVBs verwendet.
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