CAO - FAKTURA

Hallo,

kurz vorweg: es gab hier schon lange und breite Diskussionen darüber ob Belege im Nachhinein verändert werden dürfen.
Dies wurde aus guten Gründen abgelehnt. Was im Journal steht liegt und pickt.

So, nun habe ich das Problem, dass ein potentieller CAO-User CAO ablehnt, weil genau das nicht geht.
Bei der Diskussion darüber stellte sich heraus, dass es nur darum geht, dass viele B2B-Kunden bei der Bestellung im Shop bzw. telefonisch nicht exakt die richtige Adresse angeben.
Bei denen müssen aber die Belegdaten wegen der Finanz absolut korrekt sein.

Nach der Fakturierung kommt dann ein E-Mail, dass die Rechnung auf einen anderen (meist nur ein klein wenig abgeänderten, aus GmbH wird Ges.m.b.H.) Namen ausgestellt werden muß.
Nun, sagt der potentielle CAO-Kunde und auch ich, muß ich die Rechnung stornieren, die Adresse korrigieren, die Rechnung kopieren und wieder drucken, was einen nicht unerheblichen Aufwand, sowohl manuell als auch in der Buchhaltung nach sich zieht.

Was hält ihr davon einen Feature-Request zu erstellen worin folgendes vorgeschlagen wird:
In den Beleg-Journalen soll es unter /Bearbeiten einen Punkt geben, der da heißt: Adresse aktualisieren.
Durch anklicken dieses Punktes werden für den ausgewählten Beleg die Adressdaten (Name1/2/3, Strasse, PLZ, Ort...) aus dem Adressstamm neu gezogen und im Journal aktualisiert.
Dann kann der Beleg mit der angepassten Adresse neu gedruckt werden.

Alternativ könnte ich im Rechnungsformular die Adressdaten aus Erweitert_Adressen verwenden, was meiner Meinung aber gefährlich ist, da dann bei Nachdrucken immer die Live-Daten verwendet werden.
Eure Meinung?

Bin da voll bei dir!
Bei uns kommt es sehr oft vor, dass Kunden eine Adresse angeben - die aber, sobald die Rechnung geschrieben wird und sie diese erhalten, doch korrigiert werden muß.
Weil z.B.die Rechnung auf den Mann/Frau/Mutter/Vater etc... ausgestellt werden muss. Und die Kunden das vorher vergessen zu erwähnen...
Da gibts zig weitere Situationen (Versicherung/Mieter/Vermieter usw.)

Das würde unsere Arbeit um ein Vielfaches erleichtern.
Ich (und meine Mitarbeiter) würde eine von beide von dir angesprochenen Varianten sehr begrüßen!

Das gleiche würde ich mir wünschen um nachträgich die Lieferanschrift in Rechung und Lieferschein zu ändern. Ich denke da muss Thoren sich aber rückversichern was möglich und erlaubt ist und wie man es umsetzen kann...

Bedingt gut und auch sinvoll.
Es muss aber so sein wenn ich eine Rechnung neu (noch einmal)
aufrufe das dann eine abfrage kommt soll die Adresse geändert (Aktualiesiert) werden
Ja oder nein und wenn ich dann Enterdrücke muss nein augewählt sein,
ansonsten besteht die gefahr das jemand einfach durch Enter die Adresse ändert.
Das größte problem was es nämlich dabei gibt ist wenn es eine folge Firma gibt
z.B. Fleisch Meier Inh A. Meier
und jetzt Fleisch Meier Inh.B. Müller


Gruß
Thomas

Hallo,

die Diskution zieht sich schon seit Urzeiten durch und die Antwort ist klipp und klar.
An dem Vorgehen wird nichts geändert (siehe UStDV.

(5) Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn
a)sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält oder
b)Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.

Bei dem angesprochenen Wunsch handelt sich doch nur um eine Möglichkeit Daten zu korrigieren, da die Beleg-Angaben unzutreffend sind, und dies ist laut Gesetzestext erlaubt

Helmut

Hallo,

(5) Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn

a)
sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält oder
b)
Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.

Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.

Also das ist jetzt vermutlich eine Sache der Interpretation.
Ich würde sagen, dass eine neu gedruckte Rechnung mit den richtigen Adressdaten, sich als Dokument über die Rechnungsnummer bzw. Rechnungsdatum auf die vorige Rechnung eindeutig bezieht und somit dem Gesetz entspricht.

Aber sei's wie's sei, um den Auftrag nicht zu verlieren, werde ich in den Formularen die Live-Adresse aus Erweitert-Adressen einsteuern.

Ich werd das Thema mit meinen Steuerberater mal erörtern, wobei ich der Meinung bin, das eine Rechnung ein Dokument ist und nachträglich nicht geändert werden darf.

@MrFoxdata
Eine andere Alternative wäre vielleicht auch, dass Dein Kunde eine Auftragsbestätigung verschickt und wenn dann der Käufer mitteilt, dass die Rechnungsanschrift nicht korrekt ist, dann ändert er diese in dem AB-Modul.
Bei uns funktioniert das so eigentlich ganz gut.

Ihr glaubt gar nicht wie oft es vorkommt, dass sich nach Monaten Firmen bei uns melden und Rechnungsanschriften korrigiert haben wollen. Da kann man vorher hundert Mal Angebote und Auftragsbestätigungen hin und her schicken, das passiert trotzdem. Es gab Fälle, da wäre das ins vergangene Bilanzjahr gefallen.

Man kann auch nicht immer NEIN zum Kunden sagen, grad wenns einer ist der 40% vom Jahresumsatz generiert. In "begründeten Einzelfällen" hab ich das dann händisch in der Journaltabelle geändert. Denn Rechnungen die vor Monaten geschrieben, gebucht und beim Steuerbüro eingereicht wurden, kann man nicht mehr mal eben fix stornieren und neu schreiben. Vorallem weil die dann auch kundenseitig schon mit der Rechnungsnummer verbucht wurden.

Aber wohl ist einem bei solchen Geschichten nicht. Es ist halt alles nicht so einfach mit Recht und Gesetz, leider.

Ich kann mich da nur anschliessen: Wäre ein wichtiges Feature. Bei uns war das (damals, als wir CAO evaluiert haben), beinahe ein KO-Kriterium für CAO. Es kommt immer wieder vor dass Rechnungen geändert werden müssen...

VG

sun

Rechnungen DÜRFEN nicht "manipuliert" werden, da es sich um rechtliche Dokumente handelt --> Urkunde
Somit würde eine Urkundenfälschung vorliegen.

Wenn einmal ein Fehler in der Rechnung passiert, ist das durch einen Korrektur zu erledigen.
Hierbei geht es um Rechtschreibfehler in Anschrift, Name, etc. - Wenn trotz Fehler in der Anschrift der Rechnungsempfänger klar identifiziert werden kann, so ist eine Korrektur gar nicht nötig (z.B. GmbH vergessen, aber Anschrift korrekt).

Sollte eine Korrektur dennoch nötig sein gilt, so muss keine neue Rechnung ausgestellt werden!
Eine Kor­rek­tur falscher oder feh­len­der Pflicht­an­ga­ben in der Rech­nung durch ein Berichtigungsdokument ist aus­rei­chend.
Wich­tig: Das Berich­ti­gungs­do­ku­ment muss durch den Ver­weis auf Datum und Belegnummer ein­deu­tig der ursprünglichen Rechnung zugeordnet wer­den können. Die formalen Anfor­de­run­gen der § 14 und 14a UStG sind zu erfül­len. Die Berichtigung kann NUR durch den Rechnungssteller erfolgen. Sinnvoll ist es das Berichtigungsdokument zu unterschreiben (Rechnungssteller).

Mehrere Berichtigungen können in einer Sammelkorrektur vorgenommen werden. Wichtig: Verweis auf Belegnummer + Datum.

Ansonsten gilt:
Da man eine Rechnung nicht nachträglich manipulieren darf, klappt nur: Storno, neue korrekte Rechnung
Die falsche Rechnung kennzeichnet man mit "STORNO".
Es ist nicht nötig, die falsche Rechnung vom Kunden zurückzuverlangen.
WICHTIG: auf die neue Rechnung schreibt man mit drauf "Die Rechnung xyz vom 11.11.1111 wird hiermit storniert."

Trotzdem ist es es eigenartig, dass viele namhafte Anbieter, diese Funktion drin haben!

Bekannte Hersteller im Netz, z.B.:

Rechnung nochmal bearbeiten
Wie kann ich eine bereits gedruckte Rechnung nochmal bearbeiten, um Fehler zu korrigieren?

Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, mit dem Sie sich anmelden, der Benutzergruppe "Administrator" angehört ("Stammdaten" - "Mitarbeiter"). Ist dies der Fall, können Sie die Rechnung in der Übersicht doppelt anklicken, und in der Eingabemaske den Button "Bearbeitung freigeben" anklicken. Sie können nun Änderungen auf der Rechnung durchführen.

Bewegen sich die alle in der "Grauzone" oder sind die schon "Schwarz"...

Teilweise kommt mir die Diskussion hier recht theoretisch vor. Wenn der Kunde (warum auch immer) eine leicht geänderte Rechnung will bekommt er sie natürlich auch, egal ob er einen Anspruch darauf hat oder die Forderung unberechtigt ist. Ein weiteres Dokument zu erstellen ist nicht praktikabel und vom Kunden in aller Regel nicht gewünscht.

Wenn ich den Kunden behalten will (und/oder möchte dass die Rechnung bezahlt wird) bleibt mir nichts anderes übrig.

Also ist das Feature sinnvoll und notwendig (wenn man Manipulationen in der DB vermeiden will).

Ach ja, man kann ja auch schon durch die Gestaltung der Formulare viel "Unsinn" anstellen. Daraus zu fordern dass man keine individuellen Formulare mehr erstellen darf....würde zumindest die weitere Verbreitung von CAO erschweren

VG

sun

klipp und klar: schwarz! --> das ist die rechtliche Seite.

Sinnvoll wäre es trotzdem, da es einfach sauberer aussieht in der Buchhaltung.

Es bleibt ja noch die Manipulation der Datenbank, die bei JEDEM Programm machbar ist.
Sogar das Fälschen einer erhaltenen Papierrechnung ist im heutigen Zeitalter dank OCR-Scanner kein Problem mehr.

Wer betrügen will, der macht es eh.
Ob die Gesetze wirklich auf dem Stand der Technik sind... darüber lässt sich schon gar nicht mehr streiten.

Das ist wie das "Umkleben eines Preisschildes" im Kaufhaus.
Auch wenn es nur als kleiner Delikt scheint... ist es doch eine Urkundenfälschung.

Hallo,

Uupps, da hab ich ja was losgetreten....

Noch ein Senf von mir:
nachdem es ja sowieso möglich ist die Daten in der Datenbank zu manipulieren, ist es doch egal ob HeidiSQL das macht oder CAO.
Ich weis nicht ob CAO irgend eine Finanzamtszertifizierung hat, worin die Adressaktualisierungsfunktion definitiv verboten ist,
aber meiner Meinung nach soll CAO uns (den Kunden) dienen und die Arbeit erleichtern, und nicht dem Finanzamt.
CAO ist ein Werkzeug wie jedes andere auch.
Ein Messer kann ich dazu verwenden um Brot abzuschneiden oder aber auch um jemand zu verletzen.
Deswegen kann niemand dem Messer die Schuld geben, es tut nur seine vorgesehene Funktion.

Wenn ich der Meinung bin, ich darf nicht manipulieren weil die Finanz sagt ich darf das nicht, dann tu ich es auch nicht.
Wenn ich der Meinung bin ich darf das schon bzw. eigentlich will ich es weil meine Kunden es wollen, die mir wichtiger sind als die Finanz, dann tu ich es sowieso entweder grantig mit HeidiSQL oder happy mit CAO (wenn es geht).

P.S.
Ich will hier nur anmerken, dass ich nie gewünscht habe eine Rechnung zu manipulieren, in dem Sinne, dass Steuerbetrug gemacht werden kann,
sondern ich möchte nur die Adresse richtigstellen.

ich sehe das nicht anders...
aber es ist dennoch ein großer Unterschied für das Programm, ob es manipulieren kann, oder ob ein technisch versierter die Änderung vornehmen muss (z.B. in der Datenbank).

Formulieren wir es so:
Du kannst mit einem Messer auch gestohlenes Brot schneiden.

(passt jetzt nicht mehr dazu, aber find ich nicht schlecht)

Ich will hier nur anmerken, dass ich nie gewünscht habe eine Rechnung zu manipulieren, in dem Sinne, dass Steuerbetrug gemacht werden kann,
sondern ich möchte nur die Adresse richtigstellen.

...und genau das ist der Punkt!!

Ja, aber eine Rechnung ändern ist nicht zulässig.
Man darf sie nur berichtigen, also nicht ändern, sondern ergänzen.
Berichtigen kann auch sein: handschriftlich auf der Rechnung korrigieren und dann Datum + Unterschrift.

Ob das sinnvoll ist oder nicht ist eine andere Frage.
Aber gesetzlich / steuerrechtlich ist es klar: Eine bestehende Rechnung darf nicht geändert werden.

Guten Morgen zusammen,

auch wenn ich wahrscheinlich gleich gesteinigt werde. Wir praktizieren dies über folgendes Script, das ich mal vor Jahren geschrieben habe und aus MySQL-Front aufgerufen wird. Vorgehensweise:
1. Ziel der Verschiebung + Belegnummer eingeben.
2. In CAO taucht nun unter Vorgänge der betreffende Beleg wieder auf
3. Allgemeine Daten (z.B. Adresse, Zahlungsziel, usw.) komfortabel über CAO ändern (Hinweis: Werden Daten im Beleg geändert, wird auch das Datum des Belegs aktualisiert!)
4. Wichtig: es darf kein erneutes "speichern" aufgerufen werden, da sonst eine neue Belegnummer generiert wird.
5. Ziel der Rück-Verschiebung + Belegnummer eingeben.

Helmut