Automatisiert Daten an Steuerberater / Prob bei Rücklastschr
Verfasst: Sa 9. Jul 2016, 01:48
Liebes Forum,
welche Idee habt Ihr..? Ich mache am 2. jedes Monats folgendes:
1. Ich schaue nach neuen Kunden im Vormonat und erstelle hieraus eine CSV-Datei, mit allen relevanten Stammdaten (u.a. Zahlungsdaten / Skonto..)
2. ich selektiere sämtliche Rechnungen und Gutschriften des Vormonats und packe die in eine CSV-Datei, inkl. Zahlungsdaten
3. ich selektiere sämtliche Lastschriften und erstelle eigene Lastschriften-Sammler als PDF-Datei (auf eigenem "schicken" Briefpapier) sowie erstelle pro Lastschrift eine einlesbare Datei für die Buchhaltungssoftware
Das Ganze wird dann automatisiert in einer Email als Dateianhang an den Steuerberater gesandt. Das funktioniert gut!
ABER....
Ich erstelle Rechnungen am Monatsersten.
Die Lastschriften reiche ich sofort ein, SEPA-Ausführungsdatum 7 Tage später.
Nun zu meinem Problem.
Am 13. des Monats gibt es eine Rücklastschrift. Ich storniere daher die Zahlung im CAO-Journal.
In diesem Fall ist der Kunde insolvent, die Rechnung wird vom Insolvenzverwalter bezahlt. Also stelle ich die Rechnung um auf Überweisung, das geht ja recht gut bei "Finanzen" -> "Zahlungseingang".
Damit verschwindet der ursprüngliche Lastschriften-Datensatz aus der Tabelle "ZAHLUNGEN". Obwohl die Lastschrift ja zuvor ausgeführt wurde.
Da ich meine CSV's und PDFs auf Grundlage der Tabelle ZAHLUNGEN erstelle, gibt es nun plötzlich am 2. des Folgemonats ein Problem: die Lastschrift gibt es nicht mehr und taucht somit in den erstellten CSVs und PDFs nicht mehr auf. Plötzlich passt der "Beileger" zum Kontoauszug nicht mehr.
Meine Idee ist nun, eine Datenbank-Tabelle zu erstellen "ZAHLUNGEN_STB" (STB->Steuerberater). Ein Cronjob müsste hier täglich die Datensätze mit der Tabelle "ZAHLUNGEN" abgleichen. Welche UW_NUM gibt es noch nicht? -> Übernehme diese Datensätze. Am 2. des Folgemonats baue die Lastschriften-CSVs und PDFs auf Grundlage dieser Tabelle ZAHLUNGEN_STB auf und lösche verarbeitete Datensätze.
Was sind die Folgen?
Bringt eine neue Tabelle z.B. das CAO-Backup durcheinander, oder ein CAO-Datenbank-Update Probleme mit sich, wenn plötzlich eine unbekannte Tabelle existiert?
Kann man das anders lösen? Wie identifiziert man eine Rücklastschrift eindeutig?
Ich freue mich über Eure Tips!
Viele Grüße,
Michael Radke
welche Idee habt Ihr..? Ich mache am 2. jedes Monats folgendes:
1. Ich schaue nach neuen Kunden im Vormonat und erstelle hieraus eine CSV-Datei, mit allen relevanten Stammdaten (u.a. Zahlungsdaten / Skonto..)
2. ich selektiere sämtliche Rechnungen und Gutschriften des Vormonats und packe die in eine CSV-Datei, inkl. Zahlungsdaten
3. ich selektiere sämtliche Lastschriften und erstelle eigene Lastschriften-Sammler als PDF-Datei (auf eigenem "schicken" Briefpapier) sowie erstelle pro Lastschrift eine einlesbare Datei für die Buchhaltungssoftware
Das Ganze wird dann automatisiert in einer Email als Dateianhang an den Steuerberater gesandt. Das funktioniert gut!
ABER....
Ich erstelle Rechnungen am Monatsersten.
Die Lastschriften reiche ich sofort ein, SEPA-Ausführungsdatum 7 Tage später.
Nun zu meinem Problem.
Am 13. des Monats gibt es eine Rücklastschrift. Ich storniere daher die Zahlung im CAO-Journal.
In diesem Fall ist der Kunde insolvent, die Rechnung wird vom Insolvenzverwalter bezahlt. Also stelle ich die Rechnung um auf Überweisung, das geht ja recht gut bei "Finanzen" -> "Zahlungseingang".
Damit verschwindet der ursprüngliche Lastschriften-Datensatz aus der Tabelle "ZAHLUNGEN". Obwohl die Lastschrift ja zuvor ausgeführt wurde.
Da ich meine CSV's und PDFs auf Grundlage der Tabelle ZAHLUNGEN erstelle, gibt es nun plötzlich am 2. des Folgemonats ein Problem: die Lastschrift gibt es nicht mehr und taucht somit in den erstellten CSVs und PDFs nicht mehr auf. Plötzlich passt der "Beileger" zum Kontoauszug nicht mehr.
Meine Idee ist nun, eine Datenbank-Tabelle zu erstellen "ZAHLUNGEN_STB" (STB->Steuerberater). Ein Cronjob müsste hier täglich die Datensätze mit der Tabelle "ZAHLUNGEN" abgleichen. Welche UW_NUM gibt es noch nicht? -> Übernehme diese Datensätze. Am 2. des Folgemonats baue die Lastschriften-CSVs und PDFs auf Grundlage dieser Tabelle ZAHLUNGEN_STB auf und lösche verarbeitete Datensätze.
Was sind die Folgen?
Bringt eine neue Tabelle z.B. das CAO-Backup durcheinander, oder ein CAO-Datenbank-Update Probleme mit sich, wenn plötzlich eine unbekannte Tabelle existiert?
Kann man das anders lösen? Wie identifiziert man eine Rücklastschrift eindeutig?
Ich freue mich über Eure Tips!
Viele Grüße,
Michael Radke
