Hallo Liebe Cao-Faktura Gemeinde,
wir tun uns ein wenig schwer mit dem Mahnwesen. Möglicherweise nutzen wir es nur falsch, wenn das so sein sollte kann uns hier sicher jemand helfen.
Unsere Buchhaltung schreibt wöchentlich Mahnungen. Rechnungen bekommen die Kunden immer mit der Lieferung. Kann also als täglich angenommen werden.
Wie das nunmal so ist, hat man so seine Pappenheimer welche ihre Zahlungen gerne möglichst weit nach hinten hinausschieben oder einige Rechnungen zahlen und andere eben "noch" nicht. Dadurch kann es vorkommen, dass ein Kunde mehrere Rechnungen mit der selben Mahnstufe (jede Mahnstufe hat bei uns 14 Tage) angemahnt bekommt. Das Problem ist, dass immer alle offenen und bereits angemahnten Rechnungen auf die jeweils neu erstellte Mahnung mit selber Mahnstufe gedruckt wird. Auch jene, welche gerade erst in der letzten Woche angemahnt wurden. Was ich meine, Wenn in der letzten Woche eine Rechnung mit der Mahnstufe 1 angemahnt wurde, und in dieser Woche eine weitere Rechnung, ebenfalls mit Mahnstufe 1 angemahnt werden soll, so wird die Rechnung von letzter Woche mit neuem Datum auf die neue Mahnung mit hinzugefügt. Da dadurch das Datum in der Mahnstufe nach hinten angepasst wird, verleitet das gerne, die Rechnungen noch einmal liegen zu lassen bzw. verwirrt, da einige Kunden dann überhaupt nicht mehr wissen, was tatsächlich noch offen ist.
Für uns wäre es am einfachsten, wenn nur jene Rechnungen zu einer Mahnung zusammengefasst werden, die noch nicht in der jeweiligen Mahnstufe angemahnt wurden. Sodass jede Rechnung auch nur einmal pro Mahnstufe erwähnt wird. Und natürlich auch nur dann, wenn sie fällig ist. Ist so etwas möglich? Ich habe das einmal versucht zu realisieren, bin aber daran gescheitert, dass er mir immer die komplette Datenmenge im Formulargenerator ausgegeben hat.
Selbstverständlich könnte man ein Formular im "Rechnungs Journal" erstellen, welches sich "Mahnung" nennt und dieses dann (nach)drucken, wenn es fällig ist. Damit habe ich aber das Problem, wann ist wer fällig? Und beides, also Erst die Liste im Mahnmodul ausdrucken um im Zweiten Schritt die Mahnung unter Rechnung zu drucken, macht es nicht unbedingt einfacher.
Weiterhin haben wir festgestellt, dass nach der Dritten Mahnung die Rechnung nicht mehr hochkommt. Selbstverständlich werden diese in der Rechnungsliste immer noch als offen angezeigt. Eine Info darüber bekommt man aber leider nicht mehr. Eine Sicht/Maske, wo man sich diese über die Dritte Mahnstufe hinausgehenden noch offenen Rechnungen anschauen kann leider auch nicht. Wo kann man das einsehen? Da wir pro Monat an die 1000 Rechnungen schreiben, ist die Rechnungsliste leider nicht sehr hilfreich wenn die Rechnung schon fast 2 Monate zurückliegt. Ein suchen danach, wiederspricht laut unserer Auffasung auch etwas dem Mahnsystem, da genau die Fälle, wo genauer hingeschaut werden muß nicht gemeldet werden.
Viele Dank und Gruß,
Daniel Albrecht